Valitse maa kaupallisia ja paikallisia tietoja varten

Vehco-tietosuojakäytäntö

Vehco and our subsidiaries continuously work to improve the protection of the personal data we process in our operations. We take the personal integrity of visitors to our webpages and users of our systems seriously. Our goal is to make sure that your personal privacy is respected and that your personal information is processed correctly. We take responsibility that personal data processed by Vehco is only used for intended purposes and that it is protected from unauthorized access. Further we take responsibility for processing of personal data to be in accordance with the provisions of the Data Protection Ordinance (EU 2016/679, see https://gdpr-info.eu/) and in accordance with the guidelines applicable to the Vehco Group.

Personal data processor

Vehco consits of a group of companies who are all responsible for processing of personal data under the Data Protection Regulation (EU 2016/679). The Group includes the following entities:

  • Vehco AB (Sweden, Finland, Italy)
  • Vehco Norway (branch to Vehco AB)
  • Vehco  A/S (Denmark)
  • Vehco SAS (France)
  • Vehco GmbH (Germany)

What is personal data and what is meant by data processing?

Personal data is all information that can be directly or indirectly linked to a living person. Examples of personal data are names (if unique), social security number, postal address and e-mail address. Processing of personal data includes all handling of personal data such as collection, processing, registration, interconnection, dissemination and storage.

 What personal data is collected and when is it processed?

Vehco processes personal data when:

  • We receive orders from our products
  • We deliver and invoice our products to customers
  • We promote Vehco and our products via e-mail (you can always choose to unsubscribe directly in the mail), direct marketing, newsletters and social media
  • we analyze and group persons after preferences, titles, company types etc. This means that a so-called profiling is done to provide you with relevant and customized information, recommendations, ads and offers. The profile information may be used in connection with the promotion through newsletters and social media
  • When customers / stakeholders sign up for our subscription service for mailing
  • when we meet potential customers at fairs, conferences or similar
  • someone is looking for a vacancy or declaring his/her interest in employment with us
  • someone is contacting us in general. 
     

Below is an example of how personal data is handled in connection with order handling.

 

Vehco Privacy Policy

In the different steps above, we use personal data as follows:

  1. In this step, an order will be sent to us containing personal details such as email address, name of reference person, etc. A customer number is also created for internal reference (if not earlier).
  2. We check if the ordered product is in stock. With the request, the customer number is included as a reference.
  3. If the product is not in stock, we start production. During production, the customer number is included as a reference.
  4. To be able to transport the goods to the customer, personal information such as the reference person of the customer is used, in addition to the address.
  5. To be able to invoice the customer for ordered goods, the name of the reference person, customer number and order number will be used. If the invoice is to be sent by e-mail, an e-mail address is also used.


The personal data associated with the above process is saved for at least 7 years, based on the requirement of the Swedish Accounting Act.

 If you visit or communicate with us through our social media accounts (i.e. third-party platforms such as Facebook and Linkedin), Vehco may receive information about your profile and your third party platform interactions from its provider.

Registered data

When representatives of a company make orders and notifications, names of the company's contact persons, their position and departmental title, as well as their address, telephone number and e-mail address to the workplace are registered.

Registered data during application and recruitment processes

In the example when someone is looking for a vacancy at, or sending a spontaneous application to Vehco, we record the information that the person has given to us. We refrain from registering sensitive personal data such as racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, membership in trade union and health. If you provide such information, we will generally delete that information about you. Unless otherwise agreed, we retain the data 12 months after the recruitment has ended.

Purposeful and legal processing of personal data

Vehco always processes your personal data in accordance with the applicable law and we request only personal data when there is a purpose and a legal basis. The reason we retain personal data for an extended time in connection with recruitment is that recruitment processes often are re-started.  It will then benefit both parties if the data is available after recruitment. After the period, Vehco deletes all personal data collected in connection with the application/recruitment. If Vehco would process your personal information for any purpose that, according to applicable law, requires your consent, we will obtain your prior consent.

Preservation and deletion of personal data

Vehco retains personal data if the data is necessary for us to fulfill our obligations. Typically, this means that we keep the data for purposes such as marketing, sales, deployment of our products and services, invoicing and handling of complaints. If there is a consent to process personal data for marketing purposes, even after the relationship between us as a supplier and a customer has ceased, it will remain until the consent is withdrawn.

Information on processing

You have the right to get information (a transcript) about what personal data is processed by Vehco. If so, please send a written request to Vehco’s Data Privacy Manager to the address below. If you believe that information about you is incorrect, then Vehco undertakes to correct the error promptly after receiving written request.

 Note that this is a free service once a year. If a request for a transcript is received more than once a year, Vehco will charge an administrative fee to respond to the request.

Restrictions on disclosure of personal data

Vehco may hire external partners (suppliers) to perform tasks on behalf of Vehco, e.g. to provide IT services or help with marketing, analysis or statistics. The execution of these services may mean that Vehco's partners, both within the EU / EEA and outside the EU / EEA, have access to your personal data. Companies that handle personal data on Vehco's behalf always sign an agreement with Vehco to ensure a high level of protection of your personal data, even with our partners.

Security

There is always a risk of disclosing personal data over the Internet. No technology system is completely protected from intrusion. Vehco is continuously working to improve technical and organizational security measures to protect personal data and other information against unauthorized access, modification, dissemination and destruction.

Contact

Vehco AB 

to: Data Privacy Manager

Falkenbergsgatan 3

412 85 Göteborg

T: +46 (0) 31 64 51 00 
dataprivacy@vehco.com

Tag the envelope or the message with "Data Privacy Manager"

 

SWEDISH

 

Vehco integritetspolicy

Behandling av personuppgifter

Vehco och våra dotterbolag arbetar kontinuerligt med att förbättra skyddet för de personuppgifter vi behandlar i vår verksamhet. Vi tar seriöst på den personliga integriteten för besökare på våra webbsidor och de användare som nyttjar våra tjänster som vi erbjuder via våra system. Vår målsättning är att du ska känna dig säker på att din personliga integritet respekteras och att dina personuppgifter behandlas korrekt. Vi tar ansvar för att personuppgifter som behandlas av Vehco används endast för avsedda ändamål och skyddas mot obehörig åtkomst. Behandlingen av personuppgifter sker i enlighet med bestämmelserna i Dataskyddsförordningen (EU 2016/679) och enligt de riktlinjer som gäller inom koncernen.

Personuppgiftsansvarig

Vehco är personuppgiftsansvarig enligt Dataskyddsförordningen (EU 2016/679) för den behandling som sker i koncernen och respektive dotterbolag. I koncernen ingår följande bolag:

  • Vehco AB (Sverige, Finland, Italien)
  • Vehco Norge (filial till Vehco AB)
  • Vehco A/S (Danmark)
  • Vehco SAS (France)
  • Vehco GmbH (Germany)

Vad är personuppgifter och vad menas med behandling av dessa?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en levande människa. Exempel på personuppgifter är namn (om det är unikt), personnummer, postadress och e-postadress. Behandling av personuppgifter inkluderar all hantering av personuppgifter, såsom insamling, bearbetning, registrering, sammanlänkning, spridning och lagring.

Vilka personuppgifter samlas in och när sker behandling av dem?

Vehco behandlar personuppgifter när:

  • vi tar emot beställningar av våra produkter
  • vi levererar och fakturerar våra produkter till kunder
  • vi marknadsför Vehco och våra produkter via e-postutskick (som du kan välja bort via en länk i varje utskick som görs via email), direktmarknadsföring, nyhetsbrev och i sociala medier
  • vi analyserar och grupperar personer efter urval, prioritering och preferenser, vilket innebär att en så kallad profilering sker, i syfte att kunna tillhandahålla dig relevant och anpassad information, rekommendationer, annonser och erbjudanden. Den profilerade informationen kan exempelvis användas i samband med marknadsföring via nyhetsbrev och via sociala medier
  • när kunder/intressenter anmäler sig till vår prenumerationstjänst för utskick m.m.
  • när vi träffar potentiella kunder i samband med marknadsföring och införsäljning av våra produkter och tjänster, exempelvis vis mässor, konferenser el liknande
  • någon söker en ledig tjänst eller anmäler sitt intresse för anställning hos oss
  • någon söker kontakt med oss i övrigt.

Nedan anges ett exempel på hur personuppgifter hanteras i samband med orderhantering

 

Vehco integritetspolicy

 

I de olika stegen ovan använder vi personuppgifter på följande sätt:

  1. I det här steget inkommer en order till oss som innehåller personuppgifter såsom e-postadress, namn på referensperson etc. Ett kundnummer skapas också för intern referens (om det inte finns sen tidigare).
  2. Vi ser efter om beställd vara finns i lager. Med förfrågningen medföljer kundnumret som referens.
  3. Om inte varan finns på lager så startar produktion av den. Under produktionen medföljer kundnumret som referens.
  4. För att kunna transportera varan till kunden används personuppgifter såsom referenspersonen hos beställande kund, utöver adressen.
  5. För att kunna fakturera kunden för beställd vara så används namn på referensperson, kundnummer och ordernummer. Om fakturan ska skickas via e-post så används även en e-postadress.


Personuppgifterna kopplade till ovan förlopp sparas i minst 7 år, då Bokföringslagen ställer detta krav.

 Om du besöker eller kommunicerar med oss via våra konton i sociala medier (det vill säga tredjepartsplattformar såsom exempelvis Facebook och Linkedin) kan Vehco komma att ta emot information rörande din profil och dina interaktioner på tredjepartsplattformen från leverantören av densamma.

Registrerade uppgifter

När företrädare för ett företag gör beställningar och anmälningar registreras namn på företagets kontaktpersoner, deras befattning och avdelningstillhörighet samt deras adress, telefonnummer och e-postadress till arbetsplatsen.

Registrerade uppgifter vid rekrytering

I exemplet när någon söker en ledig tjänst hos, eller skickar en spontanansökan till
Vehco, registreras de uppgifter som personen valt att lämna. Vi avhåller oss från att registrera känsliga personuppgifter såsom uppgift om ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening och hälsa. Om du själv lämnar sådan information så kommer vi som huvudregel att radera de uppgifterna om dig. Exempel på undantag från vår huvudregel är att du inför ett besök hos oss meddelar att du är allergiker och önskar viss kost – då förutsätter vi att du vill att vi registrerar de uppgifterna. Om inget annat överenskoms behåller vi uppgifterna 12 månader efter att rekryteringen avslutats.

Ändamålsenlig och laglig behandling av personuppgifter

Vehco behandlar alltid dina personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning och vi behandlar endast personuppgifter då det finns ett ändamål och en laglig grund. I exemplet ovan om allergier finns det ett s.k. berättigat intresse för behandlingen. Anledningen till att vi behåller personuppgifter i samband med rekrytering är att det förekommer att rekryteringsprocesser startas om och att det då gagnar bägge parter om uppgifterna finns tillgängliga en period efter att en eventuell rekrytering skett.  Efter perioden raderar Vehco samtliga personuppgifter som samlades in i samband med ansökan/rekryteringen. Om Vehco skulle behandla dina personuppgifter för något ändamål som enligt tillämplig lagstiftning kräver ditt samtycke, så kommer vi att inhämta ditt samtycke i förväg.

Bevarande och radering av personuppgifter

Vehco behåller personuppgifter så länge det behövs för att vi skall kunna fullgöra vårt åtagande dvs. marknadsföra, sälja och tillhandahålla bolagets produkter och tjänster, sköta fakturering, hantera klagomål eller reklamationer m.m. Finns det ett samtycke till att personuppgifter behandlas i vårt kundregister för marknadsföringsändamål även efter det att kund-leverantörsförhållandet har upphört, ligger de kvar till dess att samtycket dras tillbaka.

Information om behandling

Du har rätt att få information (ett registerutdrag) om vilka personuppgifter om dig som behandlas av Vehco. Vänligen skicka då in en skriftlig begäran till Personuppgiftsansvarig hos Vehco (Vehco Data Privacy Manager) till adressen nedan. Om du anser att en uppgift om dig är felaktig så åtar sig Vehco att rätta uppgiften skyndsamt efter inkommen skriftlig begäran.

Notera att detta är en kostnadsfri tjänst 1 gång/år. Om en begäran om registerutdrag inkommer mer än en gång under kalenderåret så tar Vehco ut en administrativ avgift för att svara upp emot begäran.

Begränsningar i utlämnande av personuppgifter

Vehco kan anlita externa samarbetspartners (leverantörer) att utföra uppgifter för Vehcos räkning, t.ex. för att tillhandahålla IT-tjänster eller hjälpa till med marknadsföring, analyser eller statistik. Utförandet av dessa tjänster kan innebära att Vehcos samarbetspartners, både inom EU/EES och utanför EU/EES, får tillgång till dina personuppgifter. Bolag som hanterar personuppgifter för Vehcos räkning undertecknar alltid avtal med Vehco för att säkerställa en hög skyddsnivå för dina personuppgifter även hos våra samarbetspartners.

Säkerhet

Det innebär alltid en risk att lämna ut personuppgifter över Internet. Inga tekniksystem är helt skyddade för intrång. Vehco arbetar kontinuerligt med att förbättra tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter och övrig information mot obehörig åtkomst, ändring, spridning och förstörelse.

Kontakt

 Vehco AB

att: Personuppgiftsansvarig

Falkenbergsgatan 3

412 85 Göteborg

T: +46 (0)31 64 51 00
dataprivacy@vehco.com

Märk kuvertet eller meddelandet med ”Att: Personuppgiftsansvarig”

Files 
vehco_privacy_policy_en.pdf

Syötä tietosi niin pääset lataamaan dokumentin

vehco_integritetspolicy_se.pdf

Syötä tietosi niin pääset lataamaan dokumentin

Katso filmejä, jotka esittelevät Vehcon, meidän ratkaisumme ja tapoja, kuinka asiakkaat käyttävät järjestelmäämme.
Katso nykyiset tai aiemmin esiintyneet käyttöhäiriöt.